18 E-Mail Vorlagen für Reklamationen

Du stehst vor einem Problem und möchtest eine Reklamation per E-Mail formulieren? Eine klare und professionelle Kommunikation ist entscheidend, um dein Anliegen erfolgreich zu klären und eine zufriedenstellende Lösung zu erzielen. Mit den richtigen Vorlagen kannst du Zeit sparen und sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind.

Das sind die beliebtesten Reklamationsvorlagen Produkte

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Warum professionelle Reklamations-E-Mails wichtig sind

Eine gut formulierte Reklamations-E-Mail ist mehr als nur eine Beschwerde; sie ist ein formales Kommunikationsmittel, das darauf abzielt, ein Problem zu identifizieren, Beweise vorzulegen und eine bestimmte Lösung zu fordern. Ihre Effektivität hängt von mehreren Faktoren ab:

• Klarheit und Präzision: Unmissverständliche Darstellung des Problems und der gewünschten Abhilfe.
• Professionalität: Ein seriöser Ton wahrt die Beziehung zum Empfänger und signalisiert Ernsthaftigkeit.
• Vollständigkeit: Alle relevanten Informationen wie Bestellnummern, Daten und spezifische Mängel müssen enthalten sein.
• Beweisführung: Anhänge wie Fotos, Videos oder Rechnungen stärken deine Position.
• Fristsetzung: Eine realistische Fristsetzung für eine Antwort oder Lösung fördert die zeitnahe Bearbeitung.

Die Struktur einer effektiven Reklamations-E-Mail

Jede erfolgreiche Reklamations-E-Mail folgt einer bewährten Struktur, um sicherzustellen, dass dein Anliegen verständlich und nachvollziehbar ist. Diese Struktur hilft dem Empfänger, dein Problem schnell zu erfassen und die notwendigen Schritte einzuleiten:

• Betreffzeile: Prägnant und informativ. Enthält idealerweise die Bestellnummer, das Produkt und das Stichwort „Reklamation“ oder „Beschwerde“.
• Anrede: Eine höfliche und formelle Anrede (z.B. „Sehr geehrte Damen und Herren,“ oder „Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name]“).
• Einleitung: Kurze Vorstellung des Anliegens und Nennung der relevanten Bestell- oder Vertragsdaten.
• Problembeschreibung: Detaillierte und objektive Beschreibung des Mangels oder des Fehlers. Konzentriere dich auf Fakten und vermeide emotionale Ausbrüche.
• Nachweise: Verweis auf beigefügte Beweismittel wie Fotos, Videos oder Dokumente.
• Forderung/Lösungsvorschlag: Konkrete Benennung der gewünschten Abhilfe (z.B. Reparatur, Umtausch, Preisnachlass, Rückerstattung).
• Fristsetzung: Angabe einer angemessenen Frist für eine Rückmeldung oder Lösung.
• Schlussformel: Eine höfliche Schlussformel (z.B. „Mit freundlichen Grüßen“).
• Deine Kontaktdaten: Vollständiger Name, Adresse und Telefonnummer.

Kategorien von Reklamations-E-Mails

Kategorie	Beschreibung	Beispiele
Produktmängel (Neuware)	Beschreibt Probleme mit neu erworbenen Produkten, die von Anfang an fehlerhaft sind.	Defekte Elektronik, zerkratzte Möbel, fehlerhafte Kleidung.
Serviceleistungen	Reklamationen bezüglich mangelhafter oder nicht erbrachter Dienstleistungen.	Schlechte Handwerkerleistungen, fehlerhafte Beratungen, verspätete Lieferungen.
Falschlieferung/Fehlmenge	Wenn das gelieferte Produkt nicht der Bestellung entspricht oder die Menge falsch ist.	Falscher Artikel geliefert, zu wenig Ware erhalten, fehlendes Zubehör.
Rechnungsfehler	Probleme mit der ausgestellten Rechnung, wie falsche Beträge, Doppelberechnungen oder unerwartete Gebühren.	Überhöhte Preise, falsche Mehrwertsteuer, doppelte Abbuchung.
Vertragsangelegenheiten	Reklamationen, die sich auf die Auslegung oder Nichterfüllung von Vertragsbedingungen beziehen.	Fehlende Vertragsleistungen, unerwartete Vertragsänderungen, Kündigungsprobleme.

18 E-Mail Vorlagen für verschiedene Reklamationsszenarien

Um dir den Prozess der Reklamationsformulierung zu erleichtern, findest du hier 18 detaillierte Vorlagen, die verschiedene typische Situationen abdecken. Du kannst diese Vorlagen als Grundlage nehmen und sie an deine spezifische Situation anpassen.

Vorlage 1: Reklamation eines defekten Produkts (Neuware)

Betreff: Reklamation – Produktdefekt – Bestellnummer [Deine Bestellnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit reklamiere ich das von Ihnen am [Datum] unter der Bestellnummer [Deine Bestellnummer] gelieferte Produkt „[Name des Produkts]“. Leider musste ich feststellen, dass das Produkt bereits bei Lieferung folgende Mängel aufweist: [Beschreibung des Mangels, z.B. „Der Bildschirm weist einen deutlichen Kratzer auf“, „Das Gerät lässt sich nicht einschalten“, „Die Naht an der Hose ist aufgeplatzt“].
Ich bitte Sie um eine zeitnahe Lösung, vorzugsweise in Form eines Austauschs gegen ein einwandfreies Exemplar oder um eine vollständige Rückerstattung des Kaufpreises. Anbei finden Sie Fotos, die den Mangel dokumentieren.
Ich erwarte Ihre Rückmeldung innerhalb von 7 Werktagen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 2: Reklamation einer fehlerhaften Serviceleistung

Betreff: Reklamation – Mangelhafte Serviceleistung – Rechnungsnummer [Deine Rechnungsnummer]
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Ansprechpartners, falls bekannt],
ich schreibe Ihnen bezüglich der von Ihnen am [Datum] erbrachten Serviceleistung „[Beschreibung der Leistung]“, abgerechnet unter der Rechnungsnummer [Deine Rechnungsnummer]. Leider war die Ausführung der Leistung mangelhaft, da [Beschreibung des Mangels, z.B. „die Reparatur nicht erfolgreich war und das Problem weiterhin besteht“, „die Arbeiten unsauber ausgeführt wurden“, „die vereinbarte Frist nicht eingehalten wurde“].
Ich bitte Sie daher, die Leistung nachzubessern oder eine angemessene Kompensation in Form eines Preisnachlasses zu gewähren. [Optional: Falls eine Nachbesserung gewünscht ist: „Ich bitte um einen Termin zur Nachbesserung innerhalb der nächsten 14 Tage.“].
Ich bitte um Ihre Stellungnahme bis zum [Datum, z.B. 7 Werktage nach Versand].
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 3: Reklamation einer Falschlieferung

Betreff: Reklamation – Falschlieferung – Bestellnummer [Deine Bestellnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
am [Datum] habe ich unter der Bestellnummer [Deine Bestellnummer] das Produkt „[Name des bestellten Produkts]“ bei Ihnen bestellt. Leider wurde mir stattdessen das Produkt „[Name des gelieferten Produkts]“ geliefert. Die bestellte Ware war nicht in der Sendung enthalten.
Ich bitte Sie um Zusendung des korrekten Artikels „[Name des bestellten Produkts]“ und um Anweisungen zur Rücksendung des fälschlicherweise gelieferten Artikels. Die Rücksendekosten bitte ich Sie zu übernehmen.
Ich erwarte Ihre Rückmeldung mit den weiteren Schritten innerhalb von 5 Werktagen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 4: Reklamation einer falschen Menge

Betreff: Reklamation – Fehlende Menge – Bestellnummer [Deine Bestellnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
bezüglich meiner Bestellung mit der Nummer [Deine Bestellnummer] vom [Datum] habe ich am [Datum der Lieferung] die Lieferung erhalten. Laut Lieferschein und meiner Bestellung hätte ich [Anzahl] Einheiten von „[Name des Produkts]“ erhalten sollen. Tatsächlich waren jedoch nur [Anzahl der gelieferten Einheiten] Einheiten in der Sendung enthalten.
Ich bitte Sie um Nachsendung der fehlenden [Anzahl] Einheiten des Produkts „[Name des Produkts]“ oder um eine entsprechende Rückerstattung des zu viel gezahlten Betrags.
Bitte informieren Sie mich über die weiteren Schritte bis zum [Datum, z.B. 7 Werktage nach Versand].
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 5: Reklamation eines Rechnungsfehlers (zu hoher Betrag)

Betreff: Reklamation – Rechnungsfehler – Rechnungsnummer [Deine Rechnungsnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich schreibe Ihnen bezüglich Ihrer Rechnung mit der Nummer [Deine Rechnungsnummer] vom [Datum], die mir am [Datum des Erhalts] zugesandt wurde. Nach sorgfältiger Prüfung habe ich festgestellt, dass der ausgewiesene Gesamtbetrag von [Betrag auf Rechnung] € nicht korrekt ist. Der korrekte Betrag für die bestellte Ware/Leistung „[Beschreibung der Ware/Leistung]“ sollte [korrekter Betrag] € betragen, basierend auf dem vereinbarten Preis von [ursprünglicher Preis] € und der korrekten Berechnung von [z.B. Mengen oder Steuern].
Ich bitte Sie um Überprüfung und Zusendung einer korrigierten Rechnung. Sollte eine Korrektur nicht möglich sein, bitte ich um eine schriftliche Begründung für den Differenzbetrag.
Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieser E-Mail und informieren Sie mich über die weitere Vorgehensweise bis zum [Datum, z.B. 7 Werktage nach Versand].
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 6: Reklamation eines Rechnungsfehlers (Doppelberechnung)

Betreff: Reklamation – Doppelberechnung – Rechnungsnummer [Deine Rechnungsnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
bezüglich Ihrer Rechnung mit der Nummer [Deine Rechnungsnummer] vom [Datum] habe ich festgestellt, dass der Posten „[Beschreibung des Postens]“ doppelt berechnet wurde. Die ursprüngliche Transaktion fand am [Datum der ursprünglichen Transaktion] statt.
Ich bitte Sie um Prüfung und um Rückerstattung des zu viel abgebuchten Betrags von [Betrag der Doppelberechnung] € auf mein Konto.
Ich erwarte Ihre Rückmeldung sowie die Bestätigung der Rückerstattung bis zum [Datum, z.B. 10 Werktage nach Versand].
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 7: Reklamation bezüglich eines Online-Kurses/digitalen Produkts

Betreff: Reklamation – Fehlerhaftes digitales Produkt – Zugangsdaten [Deine Zugangsdaten/Kundennummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe am [Datum] Ihren Online-Kurs/digitales Produkt „[Name des Kurses/Produkts]“ erworben (Zugangsdaten/Kundennummer: [Deine Zugangsdaten/Kundennummer]). Leider sind mehrere Elemente des Kursmaterials fehlerhaft oder unvollständig: [Beschreibung der Mängel, z.B. „Die Videos laden nicht“, „Die Download-Links für die Arbeitsblätter funktionieren nicht“, „Die Inhalte sind veraltet“].
Ich bitte Sie um umgehende Behebung der technischen Probleme oder um eine anteilige Rückerstattung des Kaufpreises. Anbei finden Sie Screenshots, die die Probleme dokumentieren.
Ich erwarte Ihre Rückmeldung und eine Lösung bis zum [Datum, z.B. 7 Werktage nach Versand].
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 8: Reklamation nach einer Reisebuchung (z.B. Hotel, Flug)

Betreff: Reklamation – Reiseleistung – Buchungsnummer [Deine Buchungsnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
bezüglich meiner Reisebuchung mit der Nummer [Deine Buchungsnummer] für den Zeitraum vom [Datum der Anreise] bis [Datum der Abreise] (Ziel: [Reiseziel]) muss ich leider Mängel bei folgenden Leistungen feststellen: [Beschreibung der Mängel, z.B. „Das Hotelzimmer entsprach nicht der Beschreibung/Kategorie“, „Die Flugzeiten wurden kurzfristig geändert ohne Benachrichtigung“, „Die gebuchte Verpflegung war nicht verfügbar“].
Ich bitte Sie um eine Stellungnahme und um eine angemessene Entschädigung für die entstandenen Unannehmlichkeiten.
Ich erwarte Ihre Antwort innerhalb von 10 Werktagen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 9: Reklamation eines Abonnements (z.B. Zeitschriften, Streaming)

Betreff: Reklamation – Abo-Leistung – Kundennummer [Deine Kundennummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit reklamiere ich die Leistung meines Abonnements „[Name des Abos]“ mit der Kundennummer [Deine Kundennummer]. Seit dem [Datum] erhalte ich [Beschreibung des Problems, z.B. „keine Ausgaben der Zeitschrift mehr“, „keinen Zugriff mehr auf den Streaming-Dienst“, „wurde mein Konto trotz Kündigung weiter belastet“].
Ich bitte Sie um umgehende Behebung des Problems bzw. um Bestätigung der korrekten Kündigung und Rückerstattung etwaiger unberechtigter Abbuchungen.
Bitte informieren Sie mich über die nächsten Schritte bis zum [Datum, z.B. 7 Werktage nach Versand].
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 10: Reklamation eines beschädigten Transportschadens

Betreff: Reklamation – Transportschaden – Paketnummer [Deine Paketnummer] / Bestellnummer [Deine Bestellnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe am [Datum der Lieferung] die Sendung mit der Paketnummer [Deine Paketnummer] (bestellt unter Bestellnummer [Deine Bestellnummer]) erhalten. Beim Auspacken musste ich feststellen, dass das Produkt „[Name des Produkts]“ durch den Transport beschädigt wurde. Die Verpackung wies bereits äußerlich Beschädigungen auf [Beschreibung der Schäden an der Verpackung, falls vorhanden]. Das Produkt selbst weist folgende Schäden auf: [Beschreibung der Schäden am Produkt].
Ich bitte Sie um eine schnelle Lösung, entweder durch Zusendung eines Ersatzproduktes oder um eine vollständige Rückerstattung des Kaufpreises. Fotos des Schadens sind dieser E-Mail beigefügt.
Bitte teilen Sie mir Ihre weitere Vorgehensweise bis zum [Datum, z.B. 5 Werktage nach Versand] mit.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 11: Reklamation bezüglich Garantieansprüchen

Betreff: Reklamation – Garantieanspruch – Seriennummer [Deine Seriennummer] / Bestellnummer [Deine Bestellnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit mache ich einen Garantieanspruch für das Produkt „[Name des Produkts]“ geltend, gekauft am [Kaufdatum] (Seriennummer: [Deine Seriennummer], Bestellnummer: [Deine Bestellnummer]). Das Produkt weist folgende Defekte auf, die meiner Meinung nach unter die Garantie fallen: [Beschreibung der Defekte, z.B. „Der Akku lädt nicht mehr“, „Das Gerät schaltet sich unregelmäßig ab“, „Die Funktionen XY funktionieren nicht mehr“].
Ich bitte Sie um eine kostenfreie Reparatur oder den Austausch des Geräts gemäß den Garantiebedingungen.
Bitte lassen Sie mich wissen, welche Unterlagen Sie für die weitere Bearbeitung benötigen und wie der weitere Ablauf ist. Ich erwarte Ihre Rückmeldung innerhalb von 10 Werktagen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 12: Reklamation einer fehlerhaften Softwareinstallation

Betreff: Reklamation – Fehlerhafte Softwareinstallation – Lizenznummer [Deine Lizenznummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
nach der Installation Ihrer Software „[Name der Software]“ (Lizenznummer: [Deine Lizenznummer]) unter [Betriebssystem, z.B. Windows 10] am [Datum der Installation] treten folgende Probleme auf: [Beschreibung der Probleme, z.B. „Die Software stürzt regelmäßig ab“, „Bestimmte Funktionen sind nicht nutzbar“, „Es kommt zu Konflikten mit anderer installierter Software“].
Ich bitte Sie um technische Unterstützung zur Behebung dieser Probleme oder um eine Rückerstattung des Kaufpreises, falls eine Lösung nicht zeitnah möglich ist.
Bitte informieren Sie mich über die nächsten Schritte bis zum [Datum, z.B. 7 Werktage nach Versand].
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 13: Reklamation einer falschen Produktbeschreibung (Online-Shop)

Betreff: Reklamation – Falsche Produktbeschreibung – Bestellnummer [Deine Bestellnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe am [Datum] unter der Bestellnummer [Deine Bestellnummer] das Produkt „[Name des Produkts]“ in Ihrem Online-Shop bestellt. Nach Erhalt des Produkts am [Datum der Lieferung] musste ich feststellen, dass die tatsächliche Beschaffenheit oder die Funktionen des Produkts stark von der beworbenen Beschreibung auf Ihrer Webseite abweichen. Insbesondere: [Beschreibung der Abweichungen, z.B. „Die Farbe entspricht nicht der Abbildung“, „Die angegebenen Maße sind falsch“, „Eine beworbene Funktion ist nicht vorhanden“].
Ich bitte Sie um eine Klärung und um eine Nachbesserung des Sachverhalts, beispielsweise durch eine Rückerstattung oder einen Preisnachlass. Die Rücksendung des Produkts ist aufgrund der falschen Beschreibung meine Präferenz.
Bitte teilen Sie mir Ihre Vorgehensweise bis zum [Datum, z.B. 7 Werktage nach Versand] mit.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 14: Reklamation einer unbefriedigenden Kauferfahrung (allgemein)

Betreff: Reklamation – Kauferfahrung – Bestellnummer [Deine Bestellnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich schreibe Ihnen, um meine Unzufriedenheit über die Kauferfahrung bezüglich meiner Bestellung mit der Nummer [Deine Bestellnummer] vom [Datum] auszudrücken. Folgende Aspekte haben zu meiner Reklamation geführt: [Beschreibung der Probleme, z.B. „Der Kundenservice war nicht hilfsbereit“, „Die Kommunikation bezüglich der Lieferung war mangelhaft“, „Die Verpackung war unzureichend und hat zu Beschädigungen geführt“, „Das Produkt entspricht nicht den Erwartungen“].
Ich erwarte von Ihnen eine Stellungnahme zu meinem Anliegen und eine Maßnahme, um meine Zufriedenheit wiederherzustellen. Dies könnte beispielsweise ein Rabatt auf zukünftige Einkäufe oder eine kleine Kompensation sein.
Ich bitte um Ihre Antwort bis zum [Datum, z.B. 10 Werktage nach Versand].
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 15: Reklamation bei verspäteter Lieferung

Betreff: Reklamation – Verspätete Lieferung – Bestellnummer [Deine Bestellnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe am [Datum der Bestellung] bei Ihnen die Bestellung mit der Nummer [Deine Bestellnummer] getätigt. Das voraussichtliche Lieferdatum war der [ursprüngliches Lieferdatum]. Bis heute, dem [aktuelles Datum], habe ich die Ware noch nicht erhalten. Eine Nachverfolgung über die Sendungsnummer [Deine Sendungsnummer, falls vorhanden] zeigt ebenfalls keinen Fortschritt oder liefert keine klaren Informationen.
Ich bitte Sie um umgehende Auskunft über den Verbleib meiner Bestellung und um eine neue, verbindliche Lieferprognose. Sollte eine baldige Lieferung nicht mehr möglich sein, bitte ich um eine kostenfreie Stornierung der Bestellung und eine vollständige Rückerstattung des Kaufpreises.
Ich erwarte Ihre Rückmeldung bis zum [Datum, z.B. 3 Werktage nach Versand].
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 16: Reklamation eines nicht erhaltenen Gutscheins/Geschenks

Betreff: Reklamation – Nicht erhaltener Gutschein/Geschenk – Bestellnummer [Deine Bestellnummer] / Aktion [Name der Aktion]
Sehr geehrte Damen und Herren,
im Rahmen Ihrer Aktion „[Name der Aktion]“ am [Datum der Aktion] bzw. bei meiner Bestellung mit der Nummer [Deine Bestellnummer] vom [Datum] sollte ich einen Gutschein über [Betrag des Gutscheins] € bzw. ein Geschenk erhalten. Bis heute habe ich weder den Gutschein per E-Mail noch das Geschenk postalisch erhalten.
Ich bitte Sie um Prüfung des Sachverhalts und um nachträgliche Zusendung des versprochenen Gutscheins oder Geschenks. Bitte informieren Sie mich über die weitere Vorgehensweise.
Ich erwarte Ihre Antwort bis zum [Datum, z.B. 10 Werktage nach Versand].
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 17: Reklamation eines nicht autorisierten Einkaufs/Abbuchung

Betreff: Reklamation – Nicht autorisierte Abbuchung – Transaktionsdatum [Datum der Abbuchung] / Betrag [Betrag der Abbuchung]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich schreibe Ihnen bezüglich einer Abbuchung auf meinem Konto/meiner Kreditkarte vom [Datum der Abbuchung] in Höhe von [Betrag der Abbuchung] € für eine Transaktion, die ich nicht getätigt oder autorisiert habe. Laut Kontoauszug handelt es sich um die Firma „[Name der Firma, falls auf dem Kontoauszug sichtbar]“ mit der Referenz „[Referenznummer, falls vorhanden]“.
Ich bitte Sie um umgehende Untersuchung dieses Falls und um eine vollständige Rückerstattung des Betrags. Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieser Reklamation und informieren Sie mich über die eingeleiteten Schritte.
Ich erwarte Ihre Rückmeldung innerhalb von 5 Werktagen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

Vorlage 18: Reklamation bei mangelhafter Beratung

Betreff: Reklamation – Mangelhafte Beratung – Datum des Gesprächs [Datum des Gesprächs] / Name des Mitarbeiters [Name des Mitarbeiters, falls bekannt]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich wende mich an Sie, um eine mangelhafte Beratung zu reklamieren, die ich am [Datum des Gesprächs] durch Ihren Mitarbeiter/Ihre Mitarbeiterin [Name des Mitarbeiters, falls bekannt] bezüglich [Thema der Beratung] erhalten habe. Die Beratung war leider nicht zielführend und führte zu falschen Entscheidungen/Problemen, da [Beschreibung der Mängel der Beratung, z.B. „mir wurden ungenaue Informationen gegeben“, „die Beratung war unvollständig“, „ich wurde nicht auf wichtige Aspekte hingewiesen“].
Ich bitte Sie um eine Überprüfung des Sachverhalts und um eine angemessene Wiedergutmachung für die entstandenen Unannehmlichkeiten oder Nachteile.
Bitte lassen Sie mich wissen, wie Sie weiter vorgehen wollen. Ich erwarte Ihre Antwort bis zum [Datum, z.B. 10 Werktage nach Versand].
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein vollständiger Name] [Deine Adresse] [Deine Telefonnummer] [Deine E-Mail-Adresse]

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FAQ – Häufig gestellte Fragen zu 18 E-Mail Vorlagen für Reklamationen

Wie wichtig ist die Betreffzeile bei einer Reklamations-E-Mail?

Die Betreffzeile ist extrem wichtig, da sie dem Empfänger sofort einen klaren Überblick über den Inhalt Ihrer E-Mail gibt. Eine prägnante und informative Betreffzeile mit relevanten Informationen wie der Bestellnummer oder dem Stichwort „Reklamation“ erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail schnell zugeordnet und bearbeitet wird.

Was mache ich, wenn ich den Namen des Ansprechpartners nicht kenne?

Wenn Sie den Namen des zuständigen Ansprechpartners nicht kennen, ist eine allgemeine Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren,“ die professionellste Wahl. Vermeiden Sie informelle Anreden.

Wie detailliert sollte die Problembeschreibung sein?

Die Problembeschreibung sollte so detailliert wie nötig, aber so kurz wie möglich sein. Beschreiben Sie den Mangel oder das Problem objektiv und faktenbasiert. Vermeiden Sie emotionale Ausbrüche oder Schuldzuweisungen. Nennen Sie konkrete Beispiele und liefern Sie, wenn möglich, Belege.

Welche Frist sollte ich für eine Antwort setzen?

Die Fristsetzung sollte realistisch sein. Für die meisten Reklamationen sind 7 bis 10 Werktage angemessen. Bei dringenden Fällen kann auch eine kürzere Frist sinnvoll sein, muss aber begründet werden. Vermeiden Sie unrealistisch kurze Fristen.

Was sind die gängigsten Beweismittel bei Reklamationen?

Die gängigsten Beweismittel umfassen Fotos (des Produkts, des Schadens, der Verpackung), Videos (zur Demonstration eines Fehlers), Kopien von Rechnungen und Lieferscheinen, Schriftverkehr und gegebenenfalls Zeugenaussagen.

Sollte ich mit einem Anwalt drohen?

Drohungen mit rechtlichen Schritten sind in der Regel erst der letzte Schritt und sollten mit Bedacht eingesetzt werden. In der ersten Kontaktaufnahme ist es professioneller und oft effektiver, sachlich zu bleiben und eine Lösung zu suchen. Nur wenn alle anderen Bemühungen scheitern, kann eine solche Androhung erwogen werden.

Kann ich eine Vorlage auch für eine Beschwerde über ein Ladengeschäft verwenden?

Ja, viele Prinzipien der E-Mail-Reklamation gelten auch für Beschwerden über Erlebnisse in einem Ladengeschäft. Sie können die relevanten Elemente einer Vorlage anpassen, um beispielsweise die Erfahrung mit dem Personal, die Produktverfügbarkeit oder die Organisation im Geschäft zu beschreiben.